Liste de contrôle des carences

• Elaboration d'un plan de mesure
• Minisondages
• Troisième rendez-vous disponible
• Liste de contrôle des carences
• Rapports de suivi de patient
• Stratégie d'échantillonnage

C'est un outil simple de collecte de données qui aide votre équipe à repérer la source la plus importante de problèmes de qualité. Vous pouvez utiliser cet outil dans les circonstances suivantes :

• Carences : Il y a des carences multiples qui surviennent, et vous voulez examiner quelles sont les plus communes.
• Causes de la carence : Il y a une carence, et vous voulez établir quelles sont les causes les plus fréquentes de cette carence.
  

Directives - par étapes

1. Avant de démarrer, votre équipe doit utiliser un diagramme Ishikawa ou un autre processus pour repérer les causes possibles de déficience de qualité.
2. Produisez une liste des carences que votre équipe considère comme étant les plus communes, ou des causes de carences (en énumérer autant que vous le désirez, mais une liste typique comporte de 6 à 10 éléments).
3. Créez une liste de contrôle des carences (voir exemple plus loin). Ajoutez la catégorie « autre ».
4. Décidez comment vous allez procéder à la collecte des données. Vous pouvez avancer dans le temps et contrôler chaque nouveau service fourni ou chaque carence potentielle pour le patient. Vous pouvez également reculer dans le temps et rechercher ces événements (p. ex. un examen de dossiers).
5. Sélectionnez une période pour la collecte des données, idéalement assez étendue pour permettre l'observation d'au moins une cinquantaine de carences / causes de carences. Pour bénéficier d'une collecte efficace, essayez de restreindre cette période (p. ex. 2 à 3 semaines).
6. Déterminez qui va collecter les données (p. ex. examinateur de dossiers, ou fournisseur de services). Assurez-vous qu'ils inscrivent une entrée sur la liste de contrôle à chaque occurrence, dans la catégorie appropriée. Chaque examinateur doit utiliser la même liste de contrôle durant la collecte de données (c'est-à-dire ne pas remplir une feuille séparée pour chaque carence). Fournissez des directives claires sur la définition des carences / des causes de carences.
7. Option : Vous pouvez aussi utiliser la liste de contrôle pour mesurer votre taux global des carences. Ajoutez une case à cocher au bas, pour chaque personne servie ou pour chaque item traité, pour lequel une carence pourrait survenir.
   

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Conseils avancés :

Q : Ai-je vraiment besoin d'une liste de contrôle des carences?
R : S'il y a un consensus évident au sein de votre équipe sur le fait que les problèmes de qualité se circonscrivent à 2 ou 3 services, vous pouvez envisager de ne pas suivre cette étape. Cependant, les listes de contrôle de carences et les graphiques Pareto les accompagnant peuvent être très utiles lorsque votre équipe d'amélioration de la qualité ne peut se mettre d'accord sur le problème essentiel.

Q : Que faire si une carence est inaccoutumée et qu'il me faille trop de temps pour en observer 50 occurrences?
R : Envisagez la mesure des accidents évités de justesse ou des carences similaires dans un processus qui pourrait potentiellement conduire à l'occurrence d'un événement indésirable. Chacun de ceux-ci risque de se produire plus fréquemment.

Q : Que faire si deux causes de carence ou plus surviennent simultanément?
R : Faites preuve de discernement; vous pouvez soit cocher plusieurs marques de pointage, une pour chaque carence ou cause de carence, soit demander au personnel d'indiquer la carence ou la cause de carence la plus importante (dans la plupart des cas cependant, la première approche est préférable).

Q : Je fais face à un grand nombre de catégories différentes de causes de carences. Comment devrais-je les regrouper en moins de catégories?
R : Regroupez les catégories où il y a des idées similaires qui pourraient corriger la carence ou la cause de la carence.